Implementasi Automasi Perpustakaan di Sekolah

Perpustakaan sekolah adalah jantung dari sekolah maka dari itu agar lembaga pendidikan ini berjalan dengan baik pengolahan perpustakaan sekolah perlu diperhatikan, karena dengan pengelolalahan perpustakaan sekolah dapat menata aspek di perpustakaan mulai dari pengklasifikasian sampai dengan pelaporan  agar lebih sistematis dan efektif. 

            Seiring berjalanya waktu bahan pustaka semakin banyak dan semakin rumit pengelolahanya. Pengelolahan perpustakaan secara manual bayak menghabiskan waktu dan tenaga terutama bagi pustakawan,

waktu dan tenga mereka habis dengan pekerjaan rutinya, akibatnya banyak pekrjaan lain yang tidak dilakukan oleh pustakawan dan banyak pengeluaran bagi perpustakaan manual misaalnya biaya untuk tinta, kertas,dan pegawai.

            Artikel ini disusun agar dapat memberi solusi masalah yang dihadapi dalam pegelolahan perpustakaan sekolah secara maual dengan cara automasi perpustakaan sekolah. Artikel ini akan membahas tentang pengertian automasi perpustakaan sekolah, tujuan dan manfaat, infrastruktur perpustakaan, Sumber daya manusia yang menangani automasi.

Automasi Perpustakaan

Automasi perpustakaan atau library Automation Siystem adalah software perpustakaan yang merupakan suatu manajemen sistem yang dapat mempermudah akses baik pengelola maupun pengguna perpustakaan. Sistem automasi perpustakaan yang baik adalah sistem yang terintegrasi, mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, keanggotaan, pengaturan hak akses keanggotaan, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, sistem booking, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan yang dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet. yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengautomasikan kegiatan perpustakaan. Software yang digunakan untuk automasi perpustakaan biasanya  menggunakan model “relational database”(Harmawan, 2008).

Sistem automasi perpustakaan memisahkan fungsi software kedalam program tersendiri disebut modul. Modul automasi perpustakaan terdiri dari modul pengadaan, katalogisasi, sirkulasi, serial, dan Online Public Access Katalog (OPAC). Sistem Automasi Perpustakaan di Indonesia pada umumnya mempunyai tiga modul yaitu katalogisasi, sirkulasi, dan OPAC. Modul – modul tersebut merupakan sistem yang sudah terintegrasi, sehingga istilah sistem automasi perpustakaan sering disebut dengan sistem perpustakaan terintegrasi (Harmawan, 2008).

Automasi yang baik untuk perpustakan sekolah yang baik adalah automasi yang sesuai dengan visi misi dari sekolah tersebut. Automasi sekolah biasanya mengunakan perangkat lunak gratis atau opensource Perangkat lunak ini bisa didapatkan dari internet karena didistribusikan secara gratis kepada kalangan perpustakaan. Sehigga anggaran perpustakaan dapat ditekan namun biasanya program ini hanya berkapasitas kecil dan mempunyai banyak kekuarangan dibandingkan yang bersifat komersial. Automasi sebaiknya memudahkan pengguna dalam melakukan pengaksesan dan sesuai dengan keinginan, misalnya untuk perpustakaan sekolah dasar proses temu kembalinya lebih sederhana dari pada automasi di perguruan tinggi, banyak gambar dan bahasa yang mudah mengerti membuat anak senang dan tidak canggung akan peggunaan automasi di perpustakaan.

II Tujuan dan Manfaat

Tujuan Automasi Perpustakaan Sekolah.

a.      Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan, dengan automasi perpustakaan kegiatan menjadi saling berksiambungan antar komputer sehinga memudahkan dalam temu kembali informasi.

b.       Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan dalam satu data base misalnya operator administrasi bekerja sama dengan operator penadaan dan pegolaha tampa harus saling menunggu dan pengawasan lebih tinggi karena automasi perpustakaan merekam seluruh kegiatanyang ada automasi.

c.       Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan, dengan cara ini data yang sudah di entri dapat secara otomatis ditemukan kembali sehigga tidak perlu bolak bailik di entri.

d.     Memperluas jasa perpustakaan. Dengan kemudahan yang diberikan oleh automasi perpustakaan pustakawan sekolah dapat mempunyai waktu luang yang lebih dan dapat melaukan kegiatan lain misalnya melakukan acara story telling, mengajarkan peserta didik dalam meggunakan dan merawat bahan pustaka.

e.       Memberi peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan lewat automasi perpustakaan misalnya pemasaran bahan pustaka yang terdapat dalam koleksi, kegiatan yang bisa di pstig di dalam program automasi dll.

f.      Meningkatkan efisiensi, dengan automasi perpustakaan sekolah beberapa pekerjaan yang dapat memakan waktu yang lama dapat di minimalisan dengan proses pengautomasi dan penympanan data yang teratur.

Manfaat Automasi Perpustakaan

Automasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan TI akan memberikan manfaat sebagai berikut:

a.      Memudahkan dalam pembuatan katalog.

Perpustakaan yang belum menggunakan automasi harus membuat kartu katalog agar pengguna dapat menemukan bahan pustaka yang diketahui berdasarkan pengarang, judul dan menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan. Penggunaan automasi sekolah akan memudahakan proses pembuatan katalog, penyajian buku bagi pemustaka  akan lebih cepat dan efisien.

b.     Memudahkan dalam layanan sirkulasi

Perpustakaan yang belum menggunakan automasi dalam proses layanan peminjaman  dilakukan dengan menggunakan kartu. Pekerjaan yang harus dilakukan diawali dengan petugas meminta kartu pemustaka, mengambil kartu pinjam, menulis nomer buku di kartu pinjam, mencabut kartu buku dan diakhiri dengan mem “file” kartu. Pekerjaan tersebut memakan waktu yang cukup lama dan cukup rumit. Dengan komputer pekerjaan peminjaman, pengembalian, dan peminjaman  buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah dengan menyorot “barcode” kartu kemudian menyorot “barcode” buku kemudian secara automasi akan terjadi transaksi selanjutnya memberikan cap tanggal atau struk bukti. Bagi perpustakaan yang sudah maju pengguna dapat  melakukan transaksi secara mandiri yang dinamakan dengan “self service” seperti penerapan ATM dalam layanan Bank.

c.      Memudahkan dalam penelusuran melalui katalog.

Perpustakaan yang belum menggunakan program automasi katalog manual, pengguna dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul, pengarang, dan subjek. Automasi perpustakaan akan memudahkan pengguna dalam menelusur informasi, khususnya katalog melalui OPAC (Online Public Access catalog). Pengguna dapat menelusuri suatu judul buku secara bersamaan dan mereka dapat menelusuri buku dari berbagai pendekatan. Misalnya melalui judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang, subjek, kata kunci subyek dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.

d.     Menghemat waktu.

Dengan menggunakan automasi pekerjaan pustakawan lebih cepat karena pengguna dapat melayani sendri dalam proses peminjaman, dan pengemblian, Perpanjangan, dan pencarian bahan pustaka. Putakawan dapat melakukan pekerjaan lain misalnya pengideksan.

e.      Meningkatkan layanan. Dengan menggunakan automasi perpustakaan layanan diperpustakaan lebih mudah digunakan dan pustakawan dapat melakukan kegiatan lain untuk meningkatkan layanan.

f.      Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik. Laporan dapat dibuat dengan data-data yang sudah ada dengan menggunkan proses automasi secara otomatis yang dapat dijadikan statistik. 

g.     Menghemat biaya. Dengan menggunakan proses automasi dapat menghemat biaya misalnya biaya kertas dan biaya tenaga kerja dapat digantikan dengan tenaga komputer.

h.     Kepentingan akreditasi. Dalam akreditasi sekolah perlu penilaian kualitas perpustakaan maka dari itu perpustakaan perlu tindakan automasi(Hermawan, 2008).

i.        Dapat menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan.

Dengan adanya automasi perpustakaan maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Salain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali.

Infrastruktur Automasi Perpustakaan 

Insfrastruktur automasi perpustakaan adalah sumber daya automasi untuk memudahkan perpustakaan dalam melakukan pekerjaan. Infrastruktur automasi meliputi perangkat automasi, data, basis data, pengguna, manajemen sistem automasi,standar basis data katalog, manual dan jaringan komputer

Infrstruktur automasi perpustakaan yaitu:

1.     Basis data adalah repretasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tampa pengulangan. (redudansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Data perlu disimpan dalam basis data utuk keperluan penyediaaan informasi lebih lanjut. Data dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguana untuk efesiensi waktu menyimpanya (Febrian, 2002:130) Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya

2.     Data
Data yang dibutuhkan dalam proses automasi perpustakaan sekolah misalnya identitas pengguna berupa kelompok staf, tenaga pengajar, dan peserta didik. identitas bahan pustaka, dan data kegiatan automasi perpustakaan. Agar data dapat dimanfaatkan sesuai dengan hasil yang diinginkan, maka perlu proses pengolahan yang memerlukan prosedur, alat-alat, dan waktu. Prosedur pengolahan data melalui faset-faset pengumpulan, pemasukan, perhitungan-perhitungan sampai pada pembuatan laporan/ informasi yang diinginkan. Oleh karena itu sesuai dengan perkembangan komputer, maka data mudah dikomunikasikan dengan cepat dari satu komputer kekomputer lain seluruh dunia, komunikasi data ini sekarang telah menjadi suatu kegiatan dan kehidupan masarakat informasi yang dapat dilakukan setiap saat(Lasa, 2009;116).

3.     Pengguna automasi yaitu pustakawan, teknisi, dan anggota perpustakaan. Sebuah sistem automasi tidak terlepas dari pengguna sebagai penerima layanan dan seorang atau beberapa operator sebagai pengelola sistem. Tugas pustakawan adalah melayanai pengguna dan mengatur perpustakaan misalnya mengadakan kerja sama atua mengadakan kegiatan- kegiatan di perpustakaan, Pada sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa tingkatan.operator atau tenaga teknisi tergantung dari tanggung jawabnya, yaitu :  Supervisor, Operator Administrasi, Operator Pengadaan dan Pengolahan, Operator Sirkulasi,  Pemustaka adalah orang yang membutuhkan perpustakaan automasi perpustakan harus memenuhi kebutuhan dari penggunanya agar tujuan perpustakaan tercapai.

4.     Perangkat automasi perpustakaan adalah perangkat atau alat yang digunakan untuk membantu kelancaran proses automasi yaitu perangkat keras dan perangkat lunak.

a.      Perangkat keras adalah sebuah alat yang dapat menerima dan mengolah data menjai informasi. untuk automasi perangkat yang dibutuhkan yaitu sebuah  komputer dan alat bantunya seperti Printer, Barcode, Scanner, dll Sebuah komputer sudah cukup untuk digunakan didalam memulai  proses automasi pada kalangan instansi perpustakaan kecil.  Sedangkan untuk perpustakaan besar maka pasti diperlukan beberapa komputer dan pelengkapnya agar pelayanan kepada pengguna  menjadi lancar.  

b.     Perangkat Lunak (Software)                                             .
Program-program komputer yang berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang  dikehendaki.   Perangakat   lunak   mampu diaplikasikan dengan  beberpa  sistem  oprasi,  mampu  menjalankan  lebih dari satu program, dan mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu yang bersamaan. Perangkat lunak ini mutlak keberadaannya karena digunakan sebagai alat pembantu mengefisienkan dan mengefektifkan proses.  Ada 3 (tiga) cara untuk memperoleh perangkat lunak ini, antara lain : 

1) Membangun sendiri dengan bantuan seorang developer perangkat lunak. Jika instansi Anda mempunyai tenaga programer maka langkah pertama ini bisa dilakukan karena dapat menghemat biaya membeli perangkat lunak automasi. 

2) Menggunakan perangkat lunak gratis atau opensource,. Perangkat lunak terdapat dari internet karena didistribusikan secara gratis kepada kalangan perpustakaan. Walaupun gratis perangkat lunak ini masih banyak kekurangan dan masih harus dimodifikasi lebih lanjut agar memenuhi kebutuhan di tempat kerja.  

3) Membeli perangkat lunak komersial beserta training dan supportnya yang dibangun oleh pihak ketiga. Perangkat lunak komersial, merupakan hasil riset pengembangnya dan mudah untuk diimplementasikan karena hanya perlu dilakukan perubahan fitur sedikit atau tidak sama sekali. Training dan Support selama beberapa periode waktu juga akan diberikan oleh vendor secara penuh sehingga pengguna dapat langsung menggunakan tanpa harus bersusah payah lagi. Pilihan ini dapat dipilih jika terdapat dana untuk membeli perangkat lunak.  

Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu

sistem kerja yang berjalan, untuk menilai suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan (kosasih, 2014).

a.      Manual sebagai penjelasan cara memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak di dalam automasi perpustakaan.

b.     Jaringan komputer automasi perpustakaan sekolah dapat melalui internet atau intarnet hal ini di sesuaikan dengan kebutuhan dan kekuatan dari sekolah tersebut. Semakin laus jaringannya semakin mudah pengaksesanya namun biayanya semakin tinggi.

c.      Manajemen Sistem Informasi

Penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen (Visensia, 2009).

C. Standar Basis Data Katalog

Banyaknya perbedaan katalog yang terdapat diberbagai sekolah akibat dari banyaknya pertukaran bahan puataka yang pegolahan setiap sekolah berbeda.

Kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data.  Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukar-menukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur yang digunakan bersama. Persoalan lain dalam standardisasi format penulisan data katalog adalah bahasa. Kebanyakan perpustakaan mengkoleksi materi yang menggunakan bahasa pengantar berbeda-beda(Kosasih, 2009).

Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia dalam menjalankan automasi perpustakaan harus sesuai dengan kemampuan dan mengetahui kebutuhan dari pengguna automasi perpustakaan sekolah hal Ini bertujuan sistem automasi terintgarasi dan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan sekolah.

Hal-hal yang perlu diketahui oleh pustakawan dalam melakukan automasi perpustakaan:

1.     Pustakawan dapat memehami ruang lingkup dan unsur dari automasi perpustakaan.

2.     Pustakawan dapat memahami dan dapat mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem. 

3.     Pustakawan mengerti dan dapat mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi evaluasi dan maintenance.

4.     Pustakawan mengerti proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem automasi.

5.     Pustakawan dapat mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka (Subrata, 2009).

Sistem automasi selalu terhubung dari pengguna sebagai penerima layanan dan seorang atau beberapa operator sebagai pengelola sistem.

Kireteria operator automasi perpustakaan sekolah yaitu:

a.      Operator dapat menguasai komputer dan jaringan computer sehingga dapat membuat jaringan yang sesuai kebutuhan perpustakaan sekolah dengan dana yang tersedia.

b.     Operator dapat menguasai aplikasi yang diterapkan di perustkaan sekolah terutama bagian yang dia kerjakan.

c.      Menguasai operating system sehingga dapat membuat dan mengubah sistem sistem bila ada perubahan kebutuhan.

d.     Operator mempunyai pengetahuan perpustakaan secara keseluruhan terutama dalam bidang teknologi informasi.

e.      Operator memahami tatakerja/manajemen perpustakaan yang ada dalam perpustakaan..sekolah.

f.      Operator mempunyai komitmen terhadap tugas sehingga dalam pekerjaanya mempunyai etos kerja yang tinggi dan tujuan yang jelas.

g.     Operator mampu bekerja sama dengan organisasi atau perorangan sehingga pekerjaanya lebih fleksibel dan mudah ditempatkan dimana saja.

h.     Operator mempunyai wawasan yang luas tertama dalam lingkup subjek bahan pustaka yang dihadapi dan teknologi informasi.

i.       Operator selalu bersedia mengembangakan ilmu dan ketrampilannya baik formal maupu  informal.

Tingkatan Operator

 Pada sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa tingkatan operator tergantung dari tanggung jawabnya, yaitu :

1.     Supervisor.

Supervisor yaitu operator dengan wewenang tertinggi. Supervisor dapat mengakses dan mengatur beberapa konfigurasi dari sistem dan dapat melakukan proses auditing, Mengubah sistem automasi, menentukan wewenang user.

2.     Operator Administrasi mengatur proses:

a.      pendaftaran anggota berupa identitas anggota, id anggota, masa berlaku, institusi, tipe keanggtaan, dan waktu pendaftaran

b.     pelaporan berupa daftar anggota, pelaporan pengadaan dan lain-lain

c.       Beberapa proses yang digunakan untuk urusan administrasi misalnya pembuatan kartu, ekspor dan impor data

3.     Operator Pengadaan dan Pengolahan yaitu mengatur proses

a.      Proses pemasukan data berupa identitas buku, klasifikaasi, nomor registrasi, dan pengaturan bahan pustaka lainnya.

b.     Proses finishing misalnya cetak barcode, nomor register, pencetakan katalog, penampilan opac, lidah buku dan label punggung.

4.     Operator Sirkulasi

Operator ini berfungsi untuk melayani pengguna yang melakukan peminjaman, pengembalian, memperpanjang bahan pustaka, sejarah peminjaman, dan preservasi.            

5.     Operator..Referensi
Operator referens melayani pengguna dengan mencarikan bahan referensi, melayani korespondensi via email, via forum di newsgroup, bimbingan pengguna, dll (Kosasih, 2009).

Kesimpulan

Automasi perpustakaan adalah software perpustakaan yang merupakan suatu manajemen sistem yang dapat mempermudah akses baik mengelola  perpustakaan, Automasi yang baik untuk perpustakan sekolah yaitu sesuai dengan visi misi dari sekolah, memudahkan masyarakat sekolah dalam mencari informasi, sistemnya saling terintegarasi.

Tujuan automasi perpustakaan memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan, memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan, membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan, memperluas jasa perpustakaan, memberi peluang untuk memasarkan jasa dan, meningkatkan efisiensi

Automasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan TI akan memberikan manfaat yaitu memudahkan dalam pembuatan katalog, mudahkan dalam layanan sirkulasi,memudahkan dalam penelusuran melalui katalog, menghemat waktu, meningkatkan layanan perpustakaan. memudahkan dalam pembuatan laporan statistik, menghemat biaya, kepentingan akreditasi, dapat menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan.

Insfrastruktur automasi perpustakaan adalah sumber daya automasi untuk memudahkan perpustakaan dalam melakukan pekerjaan. Infrastruktur automasi meliputi perangkat automasi, data, basis data, pengguna, manajemen sistem automasi,standar basis data katalog, manual dan jaringan komputer

Sumber daya manusia dalam menjalankan automasi perpustakaan harus sesuai dengan kemampuan dan mengetahui kebutuhan dari pengguna automasi perpustakaan sekolah hal Ini bertujuan sistem automasi terintgarasi dan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan sekolah. Tingkatan Operator. Pada sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa tingkatan operator tergantung dari tanggung jawabnya, yaitu supervisor, operator administrasi mengatur proses, operator pengadaan dan pengolahan yaitu mengatur proses, operator sirkulasi, operator..referensi.

Daftar Rujukan

Febrian, F. 2002. Kamus Komputer dan Istilah Teknologi Informasi. Bandung: Informatika Bandung.

Harmawan. 2008. Sistem Otoasi Perpustakaan,   (file:///E:/semester%20II/2PTKI/UPT%20Perpustakaan%20Universitas %20Sebelas%20Maret.htm), diakses pada 16 September 2014.

Kosasih. 2009. Otomasi Perpustakaan Sekolah : sebuah pengenalan, (Online),     dalam universitas Negeri Malang.(http://library.um.ac.id/images/ stories/pustakawan/karsasih/Otomasi%20Perpustakaan%2 0Sekolah.pdf), diakses 16 September 2014

Lasa HS. 2009. Kamus Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarta: Pustaka book publisher.

Subrata, Gatot. 2009. Automasi Perpustakaan, (Online), dalam Universitas Negeri Malang (http://library.um.ac.id/images/stories/pustakawan/ kargto/ Automasi%20Perpustakaan.pdf) diakses 16 September 2014.

Vinsensia. 2009. Pengertian OtomasiPerpustakaan dan Komponen Otomasi Perpustakaan, (http://vinsensiaretno.blogspot.com/2009/06/pengertian-otomasi-perpustakaan-dan.html), diakses pada 16 September 2014.